How to Process Claims to Nominees of Deceased Employees

മരണപ്പെട്ട എംപ്ലോയീടെ ക്ലെയിമുകൾ നോമിനികൾക്ക് നൽകുന്നതിനായി സ്പാർക്കിൽ എങ്ങനെ പ്രോസസ്സ് ചെയാം.

ഒരു എംപ്ലോയീ മരണപ്പെടുന്ന അവസരത്തിൽ എംപ്ലോയ്ക്ക് ലഭിക്കേണ്ടിയിരുന്ന സാലറി,അരിയർ,മറ്റു ക്ലെയിമുകൾ തുടെങ്ങിയവ അതാതു ഡി ഡി ഒ മാർ ക്ലൈയിമുകൾ ആയി പ്രോസസ്സ് ചെയുകയും നോമിനികൾക്ക് തുക കൈമാറേണ്ടതുമാണ്.അതിനായി സ്പാർക്കിൽ എംപ്ലോയീടെ നോമിനീ ഡീറ്റെയിൽസ് എന്റർ ചെയേണ്ടതാണ്.ഒരു എംപ്ലോയീ സ്പാർക്കിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയുമ്പോൾ നോമിനി ഡീറ്റെയിൽസ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.അത് എങ്ങനെ എന്ന് നോക്കാം.

അതിനായി സ്പാർക്ക് ഡി ഡി ഒ ലോഗിൻ ഓപ്പൺ ചെയുക

Service Matters-Personal Details-Nominee എന്ന ഓപ്ഷൻ വഴി എംപ്ലോയീടെ നോമിനേഷൻ രേഖപെടുത്താം

തുടർന്ന് നിർബന്ധമായും പിടിക്കേണ്ടതല്ലാത്ത Deductions എല്ലാം അതിനനുസരിച്ച് To Date കൊടുത്ത് Set ചെയ്യണം.അതിനായി Salary Matters- Changes in Month -> Present Salary - Deductions എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക.

തുടർന്ന് റിട്ടയർമെന്റ് മാർക്ക് ചെയ്യണം

അതിനായി Service Matters-Retirements എന്ന ഓപ്ഷൻ എടുക്കുക

Department --Select--
Office
Employee
Designation
Nature of Retirement or Termination ---Select---Death എന്ന് സെലക്ട് ചെയുക
Retirement or Termination Date

ഈ ഓപ്ഷൻ വഴി ഡെത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുക

ഡെത്ത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്താൽ മാത്രമേ എംപ്ലോയീടെ ക്ലെയിമുകൾ സ്പാർക്കിൽ ചെയ്യാനും തുടർന്ന് ബന്ധപ്പെട്ട നോമിനികൾക്ക് തുക നൽകാനും കഴുയുകയുള്ളു.മരണപ്പെട്ട എംപ്ലോയീയുടെ യഥാർത്ഥ നോമിനികൾ ആരാണ് എന്ന് രേഖകൾ പരിശോധിച്ചു ഉറപ്പു വരുത്തേണ്ടതാണ്.

Legal Heirship Certificate ലഭിച്ചാൽ മാത്രമെ Nominee ക്ക് തുക നൽകാവൂ.(Pls ref :Article 83(a) &83(b) of Kerala Financial Code Volume-I)

മരണപ്പെട്ട എംപ്ലോയീടെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയുന്നത് എങ്ങനെ എന്ന് നോക്കാം.അതിനായി

Salary Matters -Processing-Salary-Monthly Salary Processing (Deceased Employees) എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക.ഈ ഓപ്ഷനിൽ മരണമടഞ്ഞ ജീവനക്കാരന്റെ ഏതു മാസത്തെ സാലറി ആണോ പ്രോസസ്സ് ചെയേണ്ടത് ആ മാസം സെലക്ട് ചെയുക .അതിനു ശേഷം ജീവനക്കാരന്റ നെയിം സെലക്ട് ചെയിതു സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയുക

അതിനു ശേഷം ബില് കാണുന്നതിനായി Salary Matters-->>Bills and Schedules->>Monthly Salary->>Pay Bills and Schdeules എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക.

ബിൽ ശരി ആണ് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിനു ശേഷം Accounts ->>claim entry ->> Nominees എന്ന ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയ്‌തു ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്

തുടർന്ന് Nature of Claim->>Salary of Deceased employees എന്നത് സെലക്ട് ചെയുക

Period of Bill എന്ന കോളത്തിൽ എംപ്ലോയീ മരണപ്പെട്ട മാസം കൊടുക്കുക.

നോമിനി ഡീറ്റെയിൽസ് എന്റർ ചെയുക.നോമിനേഷൻ കൊടുക്കുമ്പോൾ അതാതു ഓഫ്‌സിലെ ഡി ഡി ഒ മാർ ബന്ധപ്പെട്ട നോമിനിയുടെ ബാങ്ക് ഡീറ്റെയിൽസ് ഉൾപ്പെടെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.

ശേഷം ഇന്സേര്ട് ഓപ്ഷൻ വഴി നോമിനി ഡീറ്റെയിൽസ് സേവ് ചെയുക.ഒന്നിലധികം നോമിനികൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ തുടർന്ന് വരുന്ന കോളങ്ങൾ എന്റർ ചെയുക.ഡീറ്റെയിൽസ് എല്ലാം എന്റർ ചെയ്തതിനു ശേഷം submit ഓപ്ഷൻ വഴി ക്ലെയിം സമർപ്പിക്കുക.

ക്ലെയിം സബ്‌മിറ്റ് ചെയ്‍തതിനു ശേഷം Accounts Claim approval ഓപ്ഷൻ വഴി ക്ലെയിം അപ്പ്രൂവൽ ചെയുക.

അപ്പ്രൂവ് ചെയുന്ന സമയത്തു ഡി ഡി ഒ യ്ക്ക് വിവരങ്ങൾ വെരിഫൈ ചെയ്യാനും,തെറ്റ് കണ്ടാൽ റിജെക്ട് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.

അപ്പ്രൂവ് ചെയ്യ്ത ക്ലെയിമുകൾ Accounts ->>Bills ->> make bill from Approved claims എന്ന ഓപ്ഷൻ വഴി ബില്ലുകൾ മേക്ക് ചെയുക.മേക്ക് ചെയിത ബിൽ ഒരു കോപ്പി പ്രിന്റ് എടുത്തു സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്.