Manual Bill Preparation

 

2/2011 ന് മുമ്പുള്ള കാലയളവിൽ സ്പാർക്കിൽ ബിൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള പൊതു നിർദ്ദേശങ്ങൾ (Circular No 09-2018-Fin dated 08-02-2018)

 സ്പാർക്കിൽ 2/2011 മുതൽ ഉള്ള കാലയളവിലെ  സാലറി,സാലറി അരിയർ,ഡി എ അരിയർ എന്നി ബില്ലുകൾ മാത്രമേ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനും,ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും പറ്റുക ഉണ്ടായിരുന്നുള്ളു.അതിനു മുമ്പുള്ള കാലയളവിലെ ബില്ലുകൾ സ്വമേധയാ തയ്യാറാക്കി ഫിനാൻസ് ഡിപ്പാർട്മെന്റ്ന്റെ അംഗീകാരം വാങ്ങി ട്രഷറിയിൽ നൽകുയായിരുന്നു പതിവ്.എന്നാൽ ഫിനാൻസ് ഡിപ്പാർമെൻറ്ൽ അയക്കാതെ സ്പാർക്കിൽ തന്നെ സ്വമേധയാ തയ്യാറാക്കിയ ബില്ലിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ നൽകാനും ബിൽ പ്രിൻറ് എടുത്തു ട്രഷറിക്ക് നൽകാനും  ഇ സുബ്മിറ്റ് ചെയ്യാനും   Circular No 09-2018-Fin dated 08-02-2018 എന്ന ഉത്തരവ് പ്രകാരം  ഓപ്ഷൻ കൊണ്ടുവന്നിട്ടുണ്ട്.

 താഴെ പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള ബില്ലുകൾ ഇതിൽ തയാറാക്കാൻ പറ്റും 

• 02/2011 ന് മുമ്പുള്ള  PEN ഉള്ള ജീവനക്കാരുടെ ബില്ലുകൾ.
• 02/2011 ന് മുമ്പുള്ള വിരമിച്ച ജീവനക്കാരുടെ ബില്ലുകൾ.
• 02/2011 ന് മുമ്പുള്ള PEN ഇല്ലാത്ത ജീവനക്കാരുടെ ബില്ലുകൾ 

ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ 

1. വ്യക്തമായ ഉത്തരവ്കളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലെ ബിൽ തയാറാക്കാവു.
2. ഉത്തരവുകളുടെ പകർപ്പ് ട്രഷറിക്ക് നൽകണം.
3. നിയമപരമായ അവകാശികൾക്കുള്ള ക്ലെയിമിന്റെ കാര്യത്തിൽ, ഡി‌ഡി‌ഒ നിയമപരമായ അവകാശ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ മുതലായ രേഖകൾ പരിശോധിക്കുകയും അതിന്റെ കൃത്യത ഉറപ്പാക്കുകയും വേണം.

കുറിപ്പ് 

1. PEN ഇല്ലാത്ത ജീവനക്കാർക്ക് ആണ് ചെയുന്നത് എങ്കിൽ പാൻകാർഡ്,ബാങ്ക് ഡീറ്റെയിൽസ് എന്നിവ അധികമായി ആഡ് ചെയ്യ്താൽ മതി ആകും.
2. അവകാശികൾക്ക് കൊടുക്കാൻ ഉള്ള ബിൽ ആണെകിൽ ബിൽ എൻട്രി നടത്തികഴിയുമ്പോൾ  അവകാശിയുടെ പേരും,ബാങ്ക് ഡീറ്റെയിൽസ് ഉം കൊടുക്കാൻ താഴെ ഓപ്ഷൻ വരുന്നതാണ് 

Manual Bill Preparation (Pre 2 / 2011)employee having PEN

മാനുവൽ ബിൽ തയ്യാറാക്കൽ ഓപ്ഷൻ 

Salary matters–>Manual Bill Preparation (Pre 2/2011).>Claim w.r.t employees having PEN.ക്ലിക്ക് ചെയുക 

ഇവിടെ ഡി‌ഡി‌ഒ കോഡ്, നേച്ചർ‌ ബിൽ‌, ക്ലെയിമൻറ് തരം, ബില്ലിന്റെ കാലയളവ്, അനുമതി നൽകുന്ന അതോറിറ്റിയുടെ പേര്,അനുമതി നൽകുന്ന അതോറിറ്റിയുടെ പദവി, ഓർ‌ഡർ‌ നമ്പർ‌, ഓർ‌ഡർ‌ തീയതി,ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്  നിർബന്ധിത ഫീൽ‌ഡുകൾ‌  പൂരിപ്പിച്ച ശേഷം ഡി‌ഡി‌ഒയ്ക്ക് ജീവനക്കാരുടെ  (PEN) തിരഞ്ഞെടുക്കാനാകും.

ജീവനക്കാരുടെ  (PEN) തിരഞ്ഞെടുതത്തിനുശേഷം മുകളിൽ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന പീരീഡ് അനുസരിച്ചു എത്ര മാസത്തെ ബിൽ ആണോ തയ്യാറാക്കേണ്ടത് അത്രയും എൻട്രി നടത്തണം Due ,Drawn എന്നി കോളങ്ങളിൽ Basic,DA,HRA,CCA,OtherAlw.എന്ന ക്രമത്തിൽ എൻട്രി ചെയുക.ബാലൻസ് ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി വരും.ഡിഡക്ഷൻ ഉണ്ടെങ്കിലും ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.അതിന്ശേഷം insert പറയുക.

സറണ്ടർ ബിൽ എൻട്രി പ്രത്യകമായി ആഡ് ചെയ്യാൻ ഉള്ള ഓപ്ഷൻ ഇല്ല.സറണ്ടർ വരുന്ന മാസങ്ങളിൽ ആ മാസത്തെ സാലറി യുടെ കൂടെ ആഡ്  ചെയ്യതാൽ മതി.

ബിൽ എൻട്രി എല്ലാം നടത്തിയതിനു ശേഷം ബിൽ ഡ്രാഫ്റ്റ് നോക്കി ശരി ആണ് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിനു ശേഷം മാത്രം save and confirm ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയിതു അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാവു.കാരണം.save and confirm പറഞ്ഞാൽ പിന്നെ എഡിറ്റിങ് നടക്കില്ല.ഡ്രാഫ്റ്റ് കാണുന്നതിനായി 

Salary matters–>Manual Bill Preparation (Pre 2/2011).>Claim w.r.t employees having PEN.ക്ലിക്ക് ചെയുക.

Select എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയുക.നേരത്തെ ചെയിത ഡീറ്റെയിൽസ് വലതു ഭാഗത്തു കാണാവുന്നതാണ്

Click here to view bills and schedules എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയുക .

inner,outer,Bank Statement എന്നിവ ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയിതു കാണാവുന്നതാണ് 

ബിൽനു മുകളിലായി (Draft )Manual Bill Prepared Bill എന്ന് എഴുതി വരും.ബിൽ ഡ്രാഫ്റ്റ് നോക്കി ശരി ആണ് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിനു ശേഷം  save and confirm എന്ന് ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയിതു അപ്ഡേറ്റ് ചെയുക. 

ഇനി Make Bill പറയാവുന്നതാണ്.അതിനായി 

Accounts->Bills->Make bill from Payroll ക്ലിക്ക് ചെയുക.

Department :-സെലക്ട് ചെയുക 

Office         :-സെലക്ട് ചെയുക 

DDO Code :-സെലക്ട് ചെയുക 

Bill Nature :- Manually prepared Bills എന്ന് സെലക്ട് ചെയുക 

Bill  Type        :-സെലക്ട് ചെയുക 

Head of Account :-ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും 

Select Treasury:-ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും 

                                                    Make Bill ക്ലിക്ക് ചെയുക.

തൊട്ടു താഴെ ആയി ബില്ല്ന്റെ inner,outer,Bank Statement എന്നിവ ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയിതു പ്രിന്റ് പറയാവുന്നതാണ് 

Make Bill ചെയിതു കഴിഞ്ഞാൽ ബില്ല് ന്റെ പുറത്തായി എഴുതി വരുന്ന (Draft )Manual Bill Prepared Bill എന്നുള്ളത് മാറി Manual Bill Prepared Bill എന്ന് മാത്രമായി എഴുതി വരും.ഈ ബിൽ ട്രഷറിയിൽ കൊടുക്കാവുന്നതാണ്.

അടുത്ത നടപടി ബിൽ   E submit ചെയുക എന്നുള്ളതാണ് .

അതിനായി 

Accounts -Bills-E_Submit Bill

താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക.E submit ചെയ്യണമെങ്കിൽ DSC (Digital signature) കമ്പ്യൂട്ടറിൽ കണക്ട് ചെയ്തിരിക്കണം .

1. Department
2. Office
3. Bill Nature
4. DDO code  എന്നിവ സെലക്ട് ചെയിതു കൊടുക്കുക .തൊട്ടു താഴെ ആയി ബില് ഡീറ്റെയിൽസ് വരുന്നതാണ് .അത് സെലക്ട് ചെയ്താൽ വലതു സൈഡിൽ ബ്ലാങ്ക് ആയി കിടക്കുന്ന ഭാഗം ഫിൽ ചെയിതു വരുന്നതായി കാണാം .അതിന്റെ താഴെ ആയി approve and submit ബട്ടൺ കാണാം .അതിൽ ക്ലിക് ചെയുക .അപ്പോൾ DSC ടോക്കൺ പാസ്സ്‌വേർഡ്‌ കൊടുത്തു സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ് .

Cancel Processed  Bill

ബില്ലിൽ തെറ്റു ഉണ്ടെങ്കിൽ ട്രഷറിയില്‍ ഇ-സബ്മിഷന്‍  നടത്തി കഴിഞ്ഞാൽ ട്രഷറിയില്‍  പറഞ്ഞു ക്യാൻസൽ ചെയേണ്ടതുണ്ട്.ട്രഷറിയില്‍ഒബ്ജക്റ്റ് ആണ് ചെയുക .ഒബ്ജക്റ്റ് ആയോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നതിനായി Accounts-Bills-View prepared pay bills  എന്ന ഓപ്ഷനിൽ പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ് .അവിടെ സ്റ്റാറ്റസ് rejected ആണ് കാണിക്കുന്നത് എങ്കിൽ  Accounts >> Bills >> Cancel Bill എന്ന മെനുവില്‍ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോള്‍ നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലിന് നേരെ ടിക് രേഖപ്പെടുത്തി Cancel  ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ മതി.അതിന്ശേഷം പ്രോസസ്സിംഗ് ഓപ്ഷനിൽ കുടി ക്യാൻസൽ ചെയ്യണം.എന്നാൽ മാത്രമേ